Przygotowanie firmy

Uzyskaj odpowiednie ubezpieczenie

Upewnij się, że masz odpowiednią ochronę ubezpieczeniową, zanim wydarzy się sytuacja awaryjna.

Stowarzyszenie Ubezpieczycieli Brytyjskich (ABI) posiada przydatne informacje na temat wyboru odpowiedniego ubezpieczenia dla Twojej firmy.

Ocena ryzyka

Jakie są niebezpieczeństwa i zagrożenia, które mogą potencjalnie zakłócić Twój biznes?

Ryzyka organizacyjne obejmują:

  • Utrata technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT)

  • Utrata lokalu (pożar, utrata danych, utrata zasilania)

  • Utrata danych  (Awaria ICT lub incydent związany z cyberbezpieczeństwem)

  • Trudne warunki pogodowe

  • Powodzie - odwiedź nasze strony dotyczące powodzi, aby uzyskać więcej informacji o przygotowaniach do powodzi

  • Utrata personelu (pandemia grypy, trudne warunki pogodowe, wypadki drogowe)

  • Utrata zależności zewnętrznych (paliwo, prąd, telekomunikacja, woda, partner, dostawca)

 

Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia takich zdarzeń i jaki będzie to miało wpływ na Twoją firmę?

Stwórz swój plan ciągłości działania z tymi pięcioma etapami

 

Pierwszym krokiem w kierunku opracowania planu ciągłości działania jest naprawdę dobre spojrzenie na to, czym zajmuje się Twoja firma i jakich zasobów potrzebujesz, aby to zrobić.  

1

Projekt

Jest to część procesu, w której identyfikowane są odpowiednie rozwiązania w celu zapewnienia ciągłości działań zidentyfikowanych w ramach Oceny Wpływu na Biznes. Może to być na innym, z góry określonym i uzgodnionym poziomie.

2

Realizacja

Jest to część procesu, w której identyfikowane są odpowiednie rozwiązania w celu zapewnienia ciągłości działań zidentyfikowanych w ramach Oceny Wpływu na Biznes. Może to być na innym, z góry określonym i uzgodnionym poziomie.

3

Walidacja

Kluczem do sukcesu planów ciągłości działania jest zapewnienie ich przetestowania i dopasowania do celu. Można to osiągnąć, testując plany pod kątem zidentyfikowanego scenariusza.  

4

Osadzanie

Ostatnim etapem cyklu życia BC jest zapewnienie, że proces ciągłości biznesowej zostanie osadzony w całej organizacji. Czy wszyscy pracownicy wiedzą, co robić, z kim się skontaktować i jak wziąć udział w planie.

5

Analiza

Analiza wpływu biznesowego, znana jako BIA,  jest elementem planowania ciągłości działania, który pomaga zidentyfikować krytyczne i niekrytyczne systemy i procesy.

Szablon analizy wpływu na biznes

 

Skorzystaj z naszych pomocnych  szablon  (format dokumentu Excel) i poniższy przewodnik dotyczący tworzenia analizy wpływu na biznes i analizy wymagań krytycznych

Ten szablon może pomóc Twojej organizacji zidentyfikować jej krytyczne funkcje (i ich zależności), które należy zaplanować w okresie zakłóceń.

 

Szablon jest podzielony na 10 obszarów.

Poniższa tabela przedstawia obszary i elementy, które należy uwzględnić w każdej sekcji: 

Podsumowanie aktywności

Podsumowanie wszystkich działań podejmowanych przez Twój dział/organizację. Staraj się nie wchodzić w najdrobniejsze szczegóły, np. rejestruj „obsługę połączeń” jako czynność, a nie „odbieranie połączeń”, „przekierowywanie połączeń”, „połączenia akcji”, „rejestrowanie połączeń” itp. 

MTPD

„Maksymalny Tolerowany Okres Zakłóceń”: jest to czas, po upływie którego wystąpią niedopuszczalne konsekwencje niewykonania analizowanej czynności. Może to obejmować: niezdolność do utrzymania działań o znaczeniu krytycznym dla usługi, niedopuszczalne konsekwencje dla reputacji, niezgodność z przepisami itp.

Wpływ na usługę w przypadku niepowodzenia działania

Krótki opis wpływu na usługę w przypadku niepowodzenia tej czynności, np. uszczerbek na reputacji, niespełnienie wymogu ustawowego, strata finansowa itp.

Ludzie

Minimalna liczba personelu wymagana do wykonania tej czynności wraz z umiejętnościami wymaganymi do pełnienia roli.

Sprzęt i pojazdy

Sprzęt niezbędny do pełnienia tej roli, np. kamery. Powinieneś również podać szczegóły wszelkich wymaganych pojazdów, np. samochodów, pojazdów specjalistycznych itp.

Komputery

Szczegóły dotyczące całego oprogramowania i sprzętu wymaganego do wykonania tej czynności.

Budynków

Szczegóły dotyczące wszystkich budynków, pomieszczeń, mebli i zaplecza socjalnego, które są wymagane do tej czynności, np. pokój przesłuchań prywatnych, ogólna powierzchnia biurowa itp.

Zależności wewnętrzne

Szczegóły wszystkich sekcji, od których ta działalność jest zależna, np. czy działalność opiera się na finansach itp.

Zależności zewnętrzne

Szczegóły wszystkich mediów, usług, wykonawców i innych dostawców, np. gaz, internet, umowy wywoławcze itp.

Inne komentarze

Wszelkie inne interesujące kwestie związane z tą działalnością, np. kluczowe pory miesiąca/roku, nadchodzące zmiany lub przewidywalne problemy.

Zaprojektuj swój plan

Kiedy już zrozumiesz swoją firmę i jej słabe punkty, musisz przyjrzeć się sposobom ochrony. Twój plan może obejmować:

  • Dane kontaktowe pracowników, klientów i dostawców poza godzinami pracy

  • Przygotuj plan komunikacji - z kim skontaktujesz się w nagłych wypadkach i co powiesz

  • Procedury dokumentowania – przygotuj „przewodniki”, aby pracownicy mogli śledzić kroki w celu wzajemnego ukończenia działań

  • Uzgodnione opcje relokacji - jeśli nie masz dostępu do swojej siedziby, gdzie indziej możesz się udać

  • Zdalny dostęp do technologii ICT / opartej na chmurze - czy możesz uzyskać dostęp do swojej sieci komputerowej z różnych lokalizacji?

  • Bezpieczne przechowywanie danych poza siedzibą firmy — twórz kopie zapasowe systemów komputerowych i przechowuj kopie zapasowe taśm w ognioodpornych szafach w innym miejscu

  • Dostawcy alternatywni – skąd dostaniesz swój sprzęt, jeśli dostawca przestanie handlować

  • Pobierz tę listę kontrolną, aby pomóc Ci w planowaniu ciągłości biznesowej (format dokumentu Word):  Lista kontrolna ciągłości działania Be Ready

 

Zrealizuj swój plan

Po ustaleniu, co musisz zrobić, następnym krokiem jest zrobienie tego. Musisz dowiedzieć się, co jest niedrogie i praktyczne. Pamiętaj, że niektóre rzeczy będą bardzo proste do wdrożenia, podczas gdy wprowadzenie innych może zająć więcej czasu.

Wyszkol swój personel

Czy wszyscy Twoi pracownicy wiedzą, jaki jest plan ciągłości działania? Czy wiedzą, jakie działania podjęliby w przypadku incydentu ciągłości działania?

Zweryfikuj swoje plany i przeszkol swój personel

Wszystko dobrze i dobrze mieć plany, ale skąd wiesz, że one działają? Najlepszym sposobem na to jest ich przetestowanie. Pomoże to również upewnić się, że Twoi pracownicy rozumieją swoje role w ramach planów.